Plan de Capacitación



En la presente guía se abordará a profundidad lo relacionado con el Plan de Capacitación, tambien llamado Plan de Formación

imagen bienvedida plan de capacitacion



ÍNDICE




capitulo introduccion

I


INTRODUCCIÓN

El proceso de formación es uno de los que mayor fuerza ha tomado en los últimos años en los departamentos de Gestión Humana en las organizaciones.

Por lo general, en la gran mayoría de empresas se habla de temas alusivos a cómo preparar a las personas de la mejor manera para asumir sus retos y responsabilidades, potencializar sus competencias, fortalecer sus conocimientos y desarrollar sus habilidades.

Los temas anteriormente mencionados se terminan convirtiendo en metas a alcanzar por parte de la organización, y específicamente, por parte del departamento de Gestión Humana, y la herramienta más poderosa para alcanzar dichas metas es la formación, la cual, en última instancia, permite que los empleados sean mucho más efectivos en el desempeño de sus funciones y en la consecución de los objetivos asignados.

Sin embargo, pese a que en algunos casos se invierte una gran cantidad de dinero, tiempo y energía en los procesos de formación, los resultados no siempre son los esperados, ya sea por factores de tipo táctico o estratégico.

Dentro de los elementos estratégicos más importantes de este proceso se encuentra el Plan de Capacitación, también llamado Plan de Formación, el cual estipula todas las acciones formativas a desarrollar durante un lapso de tiempo.

Aunque no es una obligatoriedad, por lo general dicha planificación se realiza para todo el año, por lo cual es común que en los departamentos de Gestión Humana se hable sobre el plan anual de capacitación. 

Vale la pena resaltar que, aunque este plan se realice, por ejemplo, de forma anual, es normal que durante el transcurso del año se deban agregar, eliminar o modificar ciertas capacitaciones de dicho plan.

En la presente guía se abordarán todos los temas necesarios para lograr una profundad comprensión sobre los planes de capacitación y sobre las capacitaciones en sí, ya que lógicamente son el “corazón” de estos planes.

Así que en el siguiente capítulo se procederá a hablar específicamente sobre que son los planes de capacitación, su definición teórica y como lucen en la vida real.

capitulo planificacion

II


¿QUÉ ES EL PLAN DE CAPACITACIÓN?

Cómo se mencionaba en el capítulo anterior, el plan de capacitación, también llamado plan de formación, hace referencia a la planificación de las acciones de tipo formativas que serán realizadas durante un lapso de tiempo.

Dado que, en muchas ocasiones, una imagen vale más que mil palabras, a continuación se presenta un ejemplo de lo que podría ser un plan de capacitación extremadamente básico:

ejemplo plan de capacitacion basico

Por tal motivo, a grosso modo se puede pensar en el plan de capacitación como el grupo de formaciones que serán realizadas en el futuro y los detalles de las mismas.

Vale la pena complementar la anterior definición con una definición teórica.

Desde la teoría, “...un plan de capacitación es en esencia un plan organizado para poner en marcha el proceso de aprendizaje del empleado y contribuir a la mejora de su desempeño…” (Sánchez, 2014, p.11, parafraseando a Dessler, 2001)

Es importante destacar que, aunque en la anterior definición se habla sobre planear el proceso de aprendizaje a nivel individual, en la práctica esto generalmente no se hace así, debido a que sería muy dispendioso.

Comúnmente la planeación de las capacitaciones se hace pensando en las necesidades generales de la organización, y específicamente, las necesidades de las diferentes gerencias, departamentos y/o ciudades.

Es decir, se hace un abordaje grupal, más que uno individual.

Quizás el único escenario en el que se puede considerar realizar la planeación a nivel individual es para los altos mandos de la organización.

¿Cómo realmente luce un plan de capacitación?


Es importante mencionar que en la imagen presentada anteriormente su mostro un plan exageradamente básico ya que el objetivo era ilustrar el concepto, sin embargo, en la vida real los planes de formación contienen mucha más información.

capitulo beneficios y objetivos

III


OBJETIVOS Y BENEFICIOS

Los objetivos de un plan de formación son los siguientes:

  • Desarrollar una estrategia clara que permita ejecutar el proceso de formación de una manera organizada y coherente. Esto permitirá que los resultados obtenidos tengan un mayor impacto. 

  • Desarrollar las competencias de los colaboradores, de tal forma que se genere un efecto significativo en el desempeño de los mismos.

El primer objetivo tiene un impacto directo sobre el segundo:

estrategia y desarrollo de competencias

Es decir que, en la medida en que se desarrolle una adecuada estrategia para el proceso de formación, y la misma sea ejecutada de forma idónea, se impactara positivamente en el desarrollo de las competencias de los colaboradores, generando múltiples beneficios a nivel del empleado, departamento y organización.

Teniendo en cuenta que el plan de formación está conformado por un grupo de capacitaciones, es relevante destacar los beneficios que estas generan en las organizaciones, los cuales, en última instancia, son también los beneficios de un adecuado plan de formación.

Dentro de los beneficios de una capacitación están:

  • Es la herramienta más poderosa que existe para el desarrollo del talento humano.

  • Permite cerrar las brechas que existen entre el desempeño actual de los empleados y el desempeño esperado. 

  • Genera mejoras en el desempeño de los trabajadores, lo cual impacta de forma positiva a la organización, facilitando el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

  • Cuando los empleados son capacitados, se genera una mayor motivación y compromiso hacia la organización, ya que perciben que la empresa se interesa por ellos.

  • Teniendo en cuenta el punto anterior, cuando los empleados se encuentran satisfechos y motivados, se reduce significativamente la rotación de personal.

  • Impacta de forma positiva a la reputación de la empresa, debido a que genera la percepción que la empresa a) Se preocupa por el desarrollo de sus empleados b) cuenta con empleados competentes.

Así que una adecuada ejecución del plan de capacitación permitirá que la organización se vea beneficiada con los elementos anteriormente mencionados.

capitulo tipos

IV


TIPOS DE FORMACIÓN

Antes de empezar a abordar los diferentes tipos de formación que se pueden realizar, vale la pena hacer una aclaración sobre la diferencia entre formación y capacitación. Aunque es común utilizar ambos términos de forma indistinta, y en otros idiomas, por ejemplo, en inglés, se utiliza un mismo terminó para ambos conceptos (Training), es relevante matizar la diferencia desde un punto de vista teórico.

A nivel teórico, la formación hace referencia al proceso estratégico y continuo que busca desarrollar las competencias de las personas

Por otra parte, las capacitaciones pueden ser vistas como la parte táctica, es decir, actividades puntuales que integran el proceso de formación y que permite el desarrollo de ciertas competencias en particular(es decir, cada capacitación busca desarrollar unas competencias específicas).

ilustracion diferencia entre ambos conceptos

Resumiendo, podría pensarse en la formación como un proceso educativo continuo que busca el desarrollo de los trabajadores; y en las capacitaciones como actividades puntuales de tipo educativo. 

Los términos de capacitación y formación en muchas ocasiones se utilizan de forma indistinta, ya que cada vez que alguien participa en una capacitación, en última instancia, se está formando. 

A nivel general, en los departamentos de talento humano se hablan acerca de 3 actividades formativas: Inducción, Capacitación y entrenamiento.

Inducción : Proceso mediante el cual se busca transmitir a los nuevos empleados de la empresa información general y transversal acerca de la organización (por ejemplo: ¿qué hace la empresa?, ¿Cuál es su historia? ¿Qué normas rigen la compañía?, etc.). 

Estos conocimientos se brindan con el objetivo de darle contexto a los nuevos empleados sobre el lugar de trabajo y de esta forma hacer mucho más fácil su adaptación.

Capacitación : Acciones puntuales de tipo formativo que, basándose en necesidades identificadas, permiten ajustar las competencias del trabajador; mejorando sus aptitudes, habilidades, y conocimientos.

Entrenamiento : Actividad en la que se enseñan conocimientos y ejercitan habilidades particulares relacionadas con el cargo. Generalmente aplica para personas nuevas en la organización o que son promovidas a un nuevo cargo, sin embargo, en ocasiones también se realizan entrenamientos para otro tipo de trabajadores (por ejemplo, entrenamiento en temas comerciales por los vendedores de la empresa).

Nota 1: Una duda que puede surgir teniendo en cuenta las 2 últimas definiciones es: ¿cuál es la diferencia entre entrenamiento y capacitación?

La diferencia principal radica en el alcance de lo que se va a enseñar. Böhrt (2020) señala que “…el entrenamiento se centra en lo inherente al puesto y la capacitación en la educación más general…” (p.125)

Por ejemplo, si se va a formar sobre liderazgo, esto generalmente será una capacitación, ya que es una competencia que le será útil tanto en su cargo actual, como en otros muchos cargos, e incluso en un ámbito extralaboral, por ejemplo, a nivel personal.

Por otro lado, si al contador de la compañía se le va a enseñar a cómo usar el nuevo software fiscal, esto es un conocimiento muy específico y particular del cargo, por tal motivo podría considerarse un entrenamiento.

Adicionalmente, aunque no siempre es el caso, generalmente el entrenamiento tiene un componente muy práctico, es decir, se realizan actividades en las que la persona debe llevar a la práctica lo que se le está enseñando.

Nota 2: Considerando la definición de capacitación que se dio al comienzo del capítulo (en donde se explicó la diferencia con el concepto de formación), es pertinente remarcar que, desde un punto de vista teórico, la inducción y el entrenamiento pueden considerarse tipos de “capacitación”.

En última instancia, en una inducción se está “capacitando” a la persona sobre la empresa, y en un entrenamiento, se está capacitando sobre un cargo, tarea o actividad en particular.

Sin embargo, en la jerga que se utiliza comúnmente en los departamentos de talento humano, es decir a nivel práctico, se utilizan estos 3 términos por separado (inducción, entrenamiento y capacitación)

capitulo modalidades form

V


MODALIDADES Y CLASES

En los planes de capacitación es normal que se deba tipificar las acciones formativas. Para esto generalmente se tiene en cuantos dos factores: Modalidad y Clase.

ilustracion modalidades

Modalidad

La modalidad hace referencia al ¿Cómo?, es decir, al canal que será utilizado para dar la capacitación.

Generalmente se habla de 3 canales: Modalidad presencial, Modalidad virtual y Modalidad mixta.

Modalidad presencial


Es la modalidad que generalmente se utiliza. Es realizada en un espacio físico en particular, en donde las personas pueden verse cara a cara.

En este espacio el formador guía a los participantes a través de una serie de conceptos y ejercicios, con el objetivo de desarrollar sus competencias.

Tiene la ventaja que al ser presencial el formador tiene un Feedback constante por parte de su audiencia, de modo que puede observar si los empleados están comprendiendo las temáticas, si muestran interés en las mismas, etc.

Adicionalmente se siente como una capacitación más “cercana”, ya que permite el contacto directo entre las personas.

Modalidad Virtual


En esta modalidad no se necesita de la presencialidad de los participantes, ya que las capacitaciones son dadas a través de medios tecnológicos.

Se requiere que los participantes cuenten con un computador, tablet o smarthphone y generalmente también es necesario que tengan acceso a internet.

Las herramientas que se utilizan en esta modalidad incluyen videos, guías, cursos online, etc.

En el ambiente corporativo es común promover esta modalidad por medio de plataformas de e-learning, como, por ejemplo, Moodle o Blackboard.

Dentro de los beneficios de la modalidad virtual están: a) Bajo costo comparado con la modalidad presencial b) Flexibilidad en cuanto al manejo del tiempo de los participantes c) Posibilidad de “reutilizar” las capacitaciones con otros grupos d) Posibilidad para los participar de repetir los contenidos, en caso de no haberlos comprendido en su totalidad.

Modalidad mixta


Sencillamente hace referencia a combinar las dos modalidades anteriormente mencionadas. Es decir que parte de la capacitación se da de forma presencial y otra parte de forma virtual.

Tiene como beneficio que permite combinar los beneficios de ambas modalidades.

Clase de instructor

La clase de instructor hace referencia al ¿Quién?, es decir, ¿Quién va a dar la formación?

Por lo general hay 3 categorías: Interna, Externa y Mixta.


Formación interna


Haca referencia a que la capacitación será dada por alguien de la misma organización.

Generalmente la dará alguien del departamento de recursos humanos o algún experto técnico de la empresa.

Tiene como beneficios: a) al ser interna la organización no debe pagar por ella b) son relativamente más fáciles de coordinar su realización.

Formación externa


Hace referencia a que será dada por un actor externo a la organización, es decir por un proveedor.

Generalmente se recurre a esta opción, y no a la capacitación interna, cuando se considera que de esta forma se generara un mayor impacto (por ejemplo, si el proveedor tiene más experticia en el tema que cualquier persona al interior de la organización)

Sus beneficios son: a) Permite obtener un punto de vista diferente al que se tiene al interior de la organización b) Se puede a acceder a expertos de cualquier temática.

Un aspecto a considerar es que al ser manejado por un proveedor, lógicamente tendrá un costo mayor.

Formación mixta


Significa hacer uso de ambas tipologías.

Es decir, ciertas capacitaciones serán realizadas por miembros al interior de la organización y otras por un proveedor.

De esta forma se combinan los beneficios de los dos mundos.